Efektywna praca copywritera, jak się zorganizować

Praca copywritera jest trochę jak syzyfowa praca. Niby tekst napisany, niby oddany, a pracy nadal dużo i ciągle coś do zrobienia i znów pisać trzeba. Ja to lubię, więc nie narzekam. Ale ostatnio ogrom obowiązków, jakie na siebie wzięłam, nieco mnie przytłoczył i wyszedł mały galimatias.

Jesienno – przeziębieniowy chaos zmusił mnie do przeorganizowania dnia, a to poskutkowało ogólną dezorganizacją. Stąd też długo mnie tu nie było. Jako odpowiedzialny i oddany copywriter, na pierwszym miejscu miałam nadal klientów i nie mogłam ich zawieść. Niestety przez to moja strona musiała poczekać na lepsze czasy. Szewc bez butów chodzi, doradzam blogerom i przedsiębiorcom, że systematyczność to podstawa i wpadłam we własne sidła. Dlatego też postanowiłam podzielić się z Wami moimi odkryciami, wnioskami i pomysłami na to, co zrobić, by nagła zmiana planów, nie była nagłym zawaleniem planów. Może komuś z Was się przyda 🙂

Zaplanuj planowanie

Tak, tak. Brzmi trochę przewrotnie, ale jeżeli świadomie nie zostanie przeznaczony określony czas na to, to do tego planowania praktycznie nie dojdzie. Trzeba intencjonalnie przeznaczyć czas, pół godziny, godzinę, na to, by spojrzeć w przyszłość i ją uporządkować. Trzeba potem w tym rytmie też działać i się poruszać, ale to jest już druga kwestia. Warto też uwzględnić, że planowany jest inaczej miesiąc, a inaczej kolejne dni. Projekty i deadliny rozpisane są w większych przedziałach, ale tzw. “dniówki” też należy poukładać.

System planowania

Warto mieć swój idealny system planowania. Moim jest Bullet Journal, choć nie podchodzę do niego tak artystycznie, jak często się to spotyka. Nie będę tu opisywała tego systemu szczegółowo (może kiedyś się na to skuszę). Teraz chcę wskazać na jego zasadnicze cechy, które mi ułatwiają zorganizowanie pracy. Jest elastyczny. To dla mnie ważne. Każdy miesiąc może mieć inną objętość, inne części, inaczej wyglądać. Lubię notować w kalendarzu i on daje mi taką możliwość. Jako że jest on od podstaw projektowany przeze mnie, to odpowiada dokładnie moim potrzebom. Gdy w miesiącu mam mało dużych projektów, nie muszę poświęcać dla nich specjalnego miejsca. Jeśli mam dużo, mogę stworzyć dla nich stronę, na której będę notować postępy i nic mi nie umknie. A jeśli jakieś rozwiązanie się nie sprawdzi w danym miesiącu, nie muszę wykorzystać go w drugim. Jest “giętki i miętki” i to mi odpowiada.

Planowanie etapowe

W czasie samego planowania dobrze jest podzielić swoje spojrzenie w przyszłość na części. Pierwsza, ogólna część, to miesiąc (nie planuję kwartalnie ani dalej, bo to się u mnie nie sprawdza). Na jednej kartce rozpisuję sobie wszystkie ważne rzeczy do zrobienia, napisania, opracowania, oddania. To pozwala mieć ogląd na całość. Czy mogę wziąć w tym miesiącu dodatkowe zlecenie, czy powinnam odpuścić, bo nie dam czasowo rady? A może to właśnie miesiąc posuchy?

Taka rozpiska (na listopad jest przygotowany wzór również dla Was i możecie go pobrać tutaj) daje też ogląd na to, jak powinno wyglądać planowanie mniejszych przedziałów czasowych. Kolejny jest u mnie tydzień. Zapisuję tu etapy ukończenia większych projektów lub cykliczne prace, które wykonuję dla stałych zleceniodawców. I przychodzi czas na dzień. Tu planowanie przebiega wielotorowo. W przypadku dużych projektów, o których wiem zwykle wcześniej, rozpisuję je na małe, dzienne części i przypisuję konkretnym dniom. W przypadku cyklicznych zleceń umieszczam je od razu, na początku miesiąca w konkretnych dniach, żeby wiedzieć, że mam już coś zaplanowane. Czasem zaś trafiają się zlecenia – niespodzianki, z terminem oddania za kilka dni. Te zlecenia wpisuję od razu po ich otrzymaniu, żeby nie uciekły. Jeżeli wymagają więcej czasu niż jeden dzień, wpisuję je od razu w rozbiciu.

Praca copywritera to nie tylko pisanie

To bardzo ważne i z pewnością dotyczy nie tylko copywriterów, ale też blogerów, czy grafików (tu zmienić by tylko trzeba było na projektowanie). Dużą część czasu pochłania praca koncepcyjna i/lub research. Różnie to jest. Czasem więcej czasu poświęca się na planowanie, czasem na poszukiwanie informacji, czasem na kontakty ze współpracownikami lub klientami. To wszystko powinno być uwzględnione w planie. Nie można całego czasu przeznaczyć na pisanie, bo tak się po prostu nie da. Nie chodzi też o to, by planować sobie zbyt mało albo nieambitnie. Chodzi o to, by mierzyć siły na zamiary. Nawet jeżeli jestem w stanie napisać pięć króciutkich tekstów, to lepiej zaplanować na sztywno cztery. Ważne jest bowiem, by nie dopuścić do spiętrzenia się zaległości, a takie mogą się pojawić, gdy plan jest zbyt napięty.

I na koniec, choć nie najmniej ważne

Tego planu trzeba się po prostu trzymać. Trzeba zerkać na niego od czasu do czasu, by przypominać sobie, że jak dziś odpuszczę, to jutro będę mieć dwa razy więcej pracy. Wbrew pozorom pilnowanie planu to sposób na spontaniczność, bo praca nie rozciąga się jak Wisła na mapie. Plan, to sposób na to, by wyrobić się z pracą w określonym czasie i mieć wolne bez wyrzutów sumienia (co na freelansie trzeba sobie wypracować). To sposób na to, by nie marnować czasu, by go nie gubić i nie tracić niepotrzebnie. Plan pozwala go odnaleźć i zmaksymalizować efektywność, wtedy kiedy jest to potrzebne.

To jakim sposobem wypadłam z tego doskonale zorganizowanego świata? Ano, nie zaplanowałam przeziębień. Mój błąd 🙂 W przyszłym roku uwzględnię w kalendarzu czas na kichanie 😉

A jak jest u Was z planowaniem? Uważacie, że jest ono potrzebne, czy to jedynie sztuczne ograniczenie, więzy i kajdany? Lepiej spontanicznie, czy przewidywalnie z budzikiem, jak u psychoterapeuty? Czekam na Wasze opinie w komentarzach.